「メールに時間かけてるなんて、私、バカじゃない？」

仕事メール、たくさん来ますか？ 

「メールに時間かけてるなんて、私、バカじゃない？」 と、どこかで思ってしまうことありませんか？ 

バカじゃないですよ。

メールは大切なお手紙と同じ。効率よくテンプレートで返せることは実は少ないのが、顧客対応です。 そして、テンプレートを作るにもコツがあります。 私はタイピングミスもしてしまうので、失敗も多いのですが、クレームが増大することは皆無です。 なぜかというと、気分を害さないメールが書けるからです。誤字の時点でNGだ！とお叱り受けるかもしれませんが、どんな人も、誤字には意外と寛大です。 それよりもジワジワと気分を害するキーワードがあります。それを絶対に使わず、必ず言い換えるのです。 プロジェクトが終了して時間が経っても、またオーダーしていただけるのも、この気分よくいられるメール文の効果は高いと思っています。 とにかく怒ってしまっているクレーマーに有効なキーワードもあります。 基本は愛情です。 大切なお手紙と同じです。 メールだから、気持ちが伝わらない？ いえいえ、毎日数百通読んでいる私にはものすごく伝わってきますよ！ 明るくて楽しい人だな 意地悪な性格だな 控えめで損するタイプだな 声が大きい人だ 自分で仕事を抱え込むタイプ 仕事早くて、できる人だな！ レスは早いけど読んでないな いつもきっと命令口調だな あ、人を小馬鹿にする癖がある きっといつも希望がかなわないタイプだ 読んだのに考えすぎて返事が遅くなってる こっちは読んでなくて無視してる あ、別のことで怒ってる 八つ当たりしてる！ 心配してるだけだ 全部を知りたいタイプね 全部は聞きたくない、任せたいタイプね などなど。 

一般的に皆さんが思っているより、少ない言葉数でも、すごくたくさんの情報があります。 そういう情報まで、目の前にいるのと同じくらいわかりますから、一人ひとりへと心通うお手紙なのです。 だからこその時間もかかります。 先日、あるコミュニティへ事務局としてご案内メールを出しました。50名前後のコミュニティが3つあり、3つそれぞれ別の連絡事項がありました。で連絡メールを一斉で送信すると、みなさんから個別にお返事が来て、個別に対応する必要がありました。そんな時は、3時間かかります。50通の個別の希望時間に、3人分のアポイントを調整した枠を提示し、場所を決め、案内し、確約の返事をもらいたい、という内容。人によって場所が違い、電話番号が違い、やっぱり変更して、ということが出てくる、そのメールを送信するぐるぐる〜っという通信状態待ちも含めて、1人あたり3分30秒のハイスピードで、休憩なしで3時間かかります。 ですから、効率よく、気分良く、的確に返事をしていただくための、単刀直入でわかりやすく丁寧なメールを作文します。